Tema 26. El Celador en el Servicio del Almacén. Suministros Hospitalarios

ALMACÉN
Edificio o local donde se depositan géneros de cualquier especie, generalmente mercancías.

El factor que se tendrá en cuenta a la hora de realizar el diseño de un almacén hospitalario será la optimización del espacio disponible.

Un almacén debe estar preparado para recibir, preparar y guardar cualquier tipo de mercancía.

Funciones que desempeña un almacén hospitalario:
  • Recepción de todos los productos necesarios solicitados a los proveedores externos para que la actividad de una Institución Sanitaria se lleve a cabo
  • Establecer el control de calidad
  • Almacenamiento de las mercancías
  • Preparación de los pedidos
  • Expedición de pedidos

La finalidad de un almacén en una Institución Sanitaria es garantizar el aprovisionamiento de las distintas unidades y servicios, en todo momento y a un coste razonable.

La función principal de un almacén es aprovisionamiento, custodia y distribución de los materiales

En un Hospital o Centro de Salud nos vamos a encontrar con dos almacenes, como mínimo, uno será el de farmacia y el otro el almacén general, que a su vez se puede subdividir en almacén de material de mantenimiento, almacén de material clínico fungible, almacén de material quirúrgico, almacén de aparataje, almacén de papelería, almacén de lencería, etc.



FUNCIONES DEL CELADOR EN EL ALMACÉN

La figura del celador encargado del almacén está contemplada en el acuerdo del Consejo de Ministro 26/06/1990 que modifica el Real Decreto Ley 3/1987
  • Recibir las mercancías comprobando el número de bultos que indica el albarán de entrega
  • Revisión del material recibido
  • Distribuir los productos, la mercancía recepcionada en las estanterías del almacén
  • Comprobar que los vales de pedido de los diferentes servicios o unidades del hospital están cumplimentado correctamente
  • Distribuir los suministros internos a las distintas plantas y servicios del hospital
  • Participar en el inventario general
  • Informar al responsable del almacén sobre las entradas de material
Son objetivos fundamentales en el reparto de material la rapidez y la efectividad, por lo que el celador debe ser resolutivo a la vez que efectivo y seguro en su puesto de trabajo.





FASES EN LA TAREA DE SUMINISTRO

SUMINISTRO
Conjunto de tareas cuya finalidad es aprovisionar de materiales al almacén general del Hospital y a cada uno de los diferentes servicios sanitarios.
Los suministros pueden ser:
  1. Externos: son aquellos que abastecen al almacén general desde fuera procedentes de los distintos proveedores
  2. Internos: son los productos distribuidos desde el almacén general del hospital o centro sanitario a las distintas unidades o servicios
FASES

1. PREVISIÓN DE APROVISIONAMIENTO
Es la primera fase que se debe realizar en la tarea de suministros y consiste en conocer las necesidades del material preciso y necesario para el buen funcionamiento de la Institución Sanitaria.

Una vez establecidas las necesidades de los servicios y unidades del Centro Sanitario, se procede a gestionar la compra de los distintos productos a proveedores externos, y para ello se tendrá en cuenta un procedimiento reglado.

Las necesidades de material en el almacén general, normalmente se establecen con carácter anual.

La función de aprovisionamiento que cumple un almacén consiste en el control de que el centro tiene siempre la cantidad adecuada de los productos necesarios

2. PLANIFICACIÓN DE ADQUISICIONES

Consiste en elaborar un plan de compras para adquirir las mercancías, es decir, qué es lo que se necesita comprar, cuanto se necesita, para cuando se necesita y con qué recursos se cuenta para la adquisición de los suministros externos que abastecen al almacén. 

3. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE CONTRATACIÓN

Modo de adquisición de los productos y servicios necesarios de un almacén, los cuales han de regirse por la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público.

Las Administraciones Públicas en general y las Instituciones Sanitarias Públicas en particular, están sujetas al procedimiento administrativo que establece la Ley de Contratos de las Administraciones

4. PETICIÓN DEL MATERIAL
Será la Sección Administrativa de Suministros quien proceda a la petición del material una vez gestionada la compra de la mercancía precisa.

El plazo de aprovisionamiento es el tiempo que tarda el proveedor en suministrar al almacén general del hospital un producto que dependerá de si este debe ser importado o no

El control económico del almacén corresponde a la Unidad de Intervención


5. RECEPCIÓN/REVISIÓN DE MERCANCÍAS
La recepción y control/revisión de mercancías es la zona del almacén donde se efectúa la clasificación de los productos recibidos para su posterior ubicación en el mismo.

Al recibir una mercancía en el almacén se deben tomar los siguientes datos:
  • Número de pedido
  • Nombre del proveedor
El transportista entregará junto con la mercancía el albarán de entrega donde figura la relación de los productos.

La Sección Administrativa de Suministros tras recibir el pedido lo registrará.

Antes de proceder al almacenamiento de la mercancía se deben llevar a cabo las siguientes comprobaciones:
  1. Comprobar que la cantidad de bultos coincida con el que aparece en el albarán de entrega
  2. Revisión de la mercancía, que puede controlarse por: el etiquetado, las unidades y los lotes de la mercancía
  3. Realizar el Control de calidad (la mercancía recibida se encuentra en buen estado), a través:
    • Dictamen. Informe emitido por el recepcionista del almacén sobre el estado de la mercancía.
    • Devolución al proveedor
    • Entrada de rotos. Son los artículos que se admiten temporal o definitivamente bajo la indicación de rotos y que serán repuestos o reparados por el proveedor

6. ALMACENAMIENTO DE LA MERCANCÍA
Una vez recepcionada la mercancía se procede a su almacenamiento (a cada producto recibido se le asigna un código) donde quedará guardada de una forma ordenada para su posterior entrega, previa petición por las correspondientes unidades y servicios del hospital.

Almacenaje: estancia provisional de las mercancías en el almacén, lo que implica colocación, conservación y control de las existencias

Almacenar consiste en ubicar la mercancía de forma correcta, optimizando espacio y costes, para ello el almacén debe disponer de una buena organización:
  • Accesibilidad para llegar a todos los artículos, lo que genera facilidad a la hora de la realización del inventario
  • Rotación controlada del stock
  • La capacidad de almacenaje tiene que estar aprovechada al máximo posible
Los criterios para la colocación de las mercancías en el almacén son: complementariedad, compatibilidad, popularidad o frecuencia y tamaño

Dependiendo de las dimensiones del almacén y del volumen de las mercancías, el guardado de las mismas debe reunir ciertas características, como:
  • Posibilidad de formar palets de forma automática o manual
  • Posibilidad de mezclar la mercancía precedente de distintos albaranes en un mismo palet
  • Control de artículos de peso variable
  • Permitir el uso de diferentes tecnologías
  • Posibilidad de guardado parcial
  • Posibilidad de mezcla de artículos en un hueco
  • Información en tiempo real de los palets existentes
Existen diversas formas de guardado del producto en el almacén
  1. Por la forma en la que se colocan las mercancías
    • Almacenaje en bloque. Las mercancías se apilan unas junto a las otras sin dejar espacios, formando tantos bloques como productos tengamos en el almacén
    • Almacenaje a granel. Las mercancías se colocan adosadas a las paredes o en el centro del almacén formando montones
    • Almacenaje ordenado. Cada producto se almacena en el espacio reservado para él
    • Almacenaje desordenado. Los productos recibidos se almacenan en el hueco libre que haya en ese momento en el almacén
  2. Por la utilización del espacio
    • Almacenaje sin pasillos
    • Almacenaje con pasillos
El tipo de almacenaje más utilizado es una combinación de los dos sistemas, por la forma y por el espacio. El almacén del hospital dispondrá de los medios mecánicos suficientes y necesarios para la realización de un almacenaje correcto, es decir, que cada producto esté ubicado adecuadamente para facilitar la localización cuando los productos sean solicitados.

El material de una Institución Sanitaria se puede clasificar según sus características y duración, sanitario o no sanitario y por su peligrosidad infectiva







7. MAPA DEL ALMACÉN
Como su nombre indica es la representación de todas las zonas que forman el almacén, recibe también el nombre de Lay-out:
  • Zonas de carga y descarga (muelle)
  • Zona de recepción y control de mercancía
  • Zona de almacenamiento
  • Zona de picking o de preparación de pedidos
  • Zona de expedición o salida de los productos
  • Zona de oficinas
  • Zonas especiales
Picking -extracción agrupada- Consiste en la preparación del pedido, recogiendo el diverso material que lo compone de los lugares en los que se encuentra depositado, agrupándolo en otra zona del almacén, a fin de facilitar su distribución a las plantas de hospitalización


8. GESTIÓN DE STOCK
Es la tarea más importante de todas las fases. Consiste en el control de las existencias de cada artículo para así evitar situaciones de desabastecimiento que daría lugar al incumplimiento de la labor asistencial encomendada.

Es la información que permite conocer en todo momento las entradas, las salidas y las existencias.

Stock es la cantidad de productos que se encuentran en el almacén

Para gestionar los stocks en un almacén se tendrá en cuenta:
  • Intervalo de tiempo entre un pedido y otro
  • Control de material
  • Material de reserva
Tipos de Stock:
  • Stock de seguridad. es el que sirve para hacer frente a la demanda imprevista de ciertas unidades y servicios de una Institución Sanitaria o retrasos en el plazo de entrega de proveedores externos y evitar roturas de stock.
  • Stock de ciclo. Es el idóneo para abastecer la demanda de los diferentes servicios en circunstancias normales, no imprevistas o extraordinarias.
  • Stock activo o normal. El tipo de stock que hace frente a una demanda normal del producto y expedido a su debido tiempo.
  • Stock mínimo. La cantidad mínima de existencias almacenadas para evitar pedidos inesperados. Al llegar a este nivel de stock hay que realizar pedido a los correspondientes proveedores.
  • Stock máximo. La cantidad máxima de existencias almacenadas de un determinado producto que puede hacer frente a pedidos imprevistos.
  • Stock cero. Recibe también el nombre de Just in time, es la cantidad justa de productos que se tiene en el almacén.
  • Stock sobrante. Es el producto que se tiene en el almacén y no se le da salida.

Expurgo: operación técnica de evaluación crítica de las mercancías del almacén que tiene por objeto la eliminación del almacén de los productos obsoletos o caducados.


En un hospital existen una gran diversidad de material, el cual se puede clasificar en:
  1. Material fungible es el material que se consume con el uso
  2. Material inventariable (no fungible) es el que permanece (camas, sillas, mesas, lámparas de quirófano, mesas de quirófano, ordenadores, etc.), el material de larga vida o carácter definitivo
  3. Material sanitario: clavos, grapas, hilos, cemento óseo, suturas, algodones, gasas, vendas, apósitos, esparadrapos, agujas, jeringas, etc. 
  4. Material no sanitario: material para mantenimiento y reparación, útiles y herramientas, materiales para la limpieza y aseo, papelería, material de oficina, etc.

Modelos de gestión de Stock:
  1. Método FIFO. Es el método más utilizado y se basa en que lo primero que entra en el almacén es lo primero que sale
  2. Método LIFO. Es todo lo contrario al método FIFO, lo último que entra es los primero que sale
  3. Método PARETO (ABC). Los productos almacenados se clasifican en A, B y C
    • Los artículos correspondientes a la clase A son aquellos que se utilizan más y por lo tanto se guardarán en los lugares más próximos y de fácil acceso
    • Los correspondientes a la clase B son los que tienen un consumo intermedio
    • Los que clasificamos en la clase C son los productos que se consumen menos, por lo que se almacenarán en la parte menos accesible del almacén. La sustitución o rotación es más lenta que los clasificados en la clase A y B
El Índice de Rotación es el número de veces que se consume y se repone la mercancía a lo largo del año, además mide el tiempo transcurrido desde que un artículo entra en el almacén hasta que se produce su salida


EXPEDICIÓN DE PEDIDOS

La finalidad y el objetivo último de los almacenes es la distribución de pedidos.

La petición del material debe hacerse en un impreso normalizado (vale u hoja de pedido) y firmado por el responsable del servicio, siendo los celadores los encargados del almacén quienes preparen dicho pedido.

En el impreso debe aparecer:
  • Denominación del material
  • Código y cantidad solicitada
  • Identificación del servicio, fecha y firma
Al entregar el material se dará, junto con el vale de pedido una copia de la relación del producto servido.

Para una mayor agilidad y eficiencia, es importante que los pedidos se programen adecuadamente y se sirvan con la periodicidad establecida (diaria, semanal, etc.) sin embargo, existen situaciones de urgencia que requieren entrega inmediata.

Para identificar los artículos almacenados, se aplica la tecnología, cada uno de ellos lleva grabado un código de barras o integrado un chip de RFID (identificador que utiliza la radiofrecuencia para transmitir datos).

El primer código de barras se debe a N.D,Wioodla



Código de barras es un tipo de identificación que consiste en una etiqueta con un número determinado de barras que siguen unos estándares de codificación homologados. Las barras al ser leídas dan la información relativa al producto.








INVENTARIO
Es el recuento de los artículos en stock del almacén, para el cual este debe estar cerrado y todas las operaciones de entrada y salida de artículos debidamente interrumpidas.

Todos los productos almacenados se les asignan un código, como ya hemos dicho anteriormente, factor importante a la hora de realizar el inventario. Siendo la propia administración quién deba inventariar el material.

El recuento de material se puede realizar diariamente, semanalmente, trimestralmente, semestralmente o anual.

Las diferencias de un inventario son las que se producen entre el stock teórico y el stock real.

Existen varios tipos de inventarios, entre otros:
  • Inventario inicial es aquel que se realiza al iniciar la actividad en la Institución Sanitaria
  • Inventario tradicional es el recuento de material que se encuentra en el almacén al finalizar, como norma general, el año
  • Inventario cíclico es aquel en el que se acumula material hasta una cierta cantidad para poder servirlo de un vez
sonsoleslc@ Publicado 26 de abril de 2018


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